Einleitung
Viele Dienstleister und Handwerksbetriebe verlieren wertvolle Zeit mit manueller Terminabsprache. Mit einem WhatsApp Chatbot mit Kalenderintegration kannst du deinen Kunden einen modernen Service bieten: Sie buchen Termine direkt per WhatsApp, verschieben sie selbst oder lassen sich freie Zeitfenster anzeigen – ohne dein Zutun.
In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du solch ein System aufsetzt: von den Tools über die Integration bis hin zum passenden Prompting. Ziel ist eine Lösung, die wenig kostet, einfach funktioniert und deine Kunden begeistert.
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Vorteile der WhatsApp-Kalender-Integration
- 24/7 Erreichbarkeit: Kunden können jederzeit anfragen und Termine buchen
- Weniger Telefonstress: Du wirst nicht mehr bei jeder Kleinigkeit angerufen
- Automatisierung: Buchungen, Verschiebungen und Erinnerungen laufen automatisch
- Höhere Kundenzufriedenheit: Moderne Kommunikation auf Augenhöhe
- Fehlerminimierung: Kalenderabgleich erfolgt in Echtzeit
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Was du brauchst
- WhatsApp Business API – z. B. über Twilio oder 360dialog
- Kalender mit API-Zugriff – z. B. Google Kalender oder Outlook Kalender
- Chatbot-Plattform – z. B. Make (Integromat), Zapier oder Landbot
- ChatGPT für natürliche Spracheingabe und dynamische Antworten
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Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. WhatsApp-API-Zugang einrichten
Melde dich z. B. bei Twilio an und aktiviere die WhatsApp Business API. Hier bekommst du die technischen Schnittstellen, um Nachrichten zu empfangen und automatisiert zu beantworten.
2. Kalenderzugriff schaffen
Verbinde deinen Kalender über die Google Calendar API oder die Outlook Calendar API, um Termine automatisiert prüfen und eintragen zu können.
3. Bot erstellen mit Make oder Zapier
Erstelle ein Szenario wie:
- Wenn eine WhatsApp-Nachricht „Ich möchte einen Termin buchen“ erkannt wird →
- Frage nach Wunschtag & Uhrzeit →
- Prüfe Verfügbarkeit über API →
- Bestätige oder schlage Alternativen vor →
- Trage Termin in Kalender ein
4. ChatGPT für Sprachverarbeitung nutzen
Nutze ChatGPT via Webhook oder über ein Dritttool wie Make, um auch komplexe Kundenanfragen zu verstehen und zu interpretieren – selbst wenn sie unspezifisch formuliert sind.
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Prompt-Beispiel für den Chatbot
„Ein Kunde schreibt per WhatsApp: ‘Ich würde gern nächste Woche Dienstag zwischen 10 und 14 Uhr einen Termin machen.’ Bitte verarbeite das Datum und Uhrzeit, gleiche es mit dem Kalender ab, und antworte freundlich mit einer Bestätigung oder einem Alternativvorschlag.“
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Praxisbeispiel: Sanitärbetrieb automatisiert Terminplanung
Ein kleiner Handwerksbetrieb nutzt seit März 2025 einen WhatsApp-Chatbot via Twilio, kombiniert mit Zapier und Google Kalender. Der Bot übernimmt die komplette Terminkoordination.
Ergebnisse nach 2 Monaten:
- 60 % weniger Telefonate
- 2 h pro Woche eingesparte Zeit
- 100 % positive Rückmeldungen von Kunden
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Kostenübersicht (Stand Mai 2025)
| Tool | Kosten pro Monat |
|---|---|
| Twilio WhatsApp | ab 0,005 € pro Nachricht |
| Make.com (Pro Plan) | ca. 9 €/Monat |
| Google Kalender | kostenlos (Basis) |
| ChatGPT Plus | ca. 20 €/Monat |
| Gesamt geschätzt | ca. 30–40 €/Monat |
Fazit: Modern, smart & machbar
Ein WhatsApp Chatbot mit Kalenderintegration ist heute für jeden Betrieb machbar – ohne riesige Investitionen oder Technikkenntnisse. Du sparst Zeit, entlastest dein Team und bietest deinen Kunden echten Mehrwert.
Starte jetzt: Richte dir ein kostenloses Konto bei Make oder Zapier ein, verbinde deinen Kalender und nutze ChatGPT zur Automatisierung. Es war noch nie so einfach, smart zu arbeiten!